Interne Meldestelle nach dem Hinweisgeber­schutzgesetz – Meldesystem

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) – seit Juli 2023 in Deutschland in Kraft getreten – schützt HinweisgeberInnen (sog. Whistleblower) vor beruflichen Benachteiligungen.

Entsprechend dieser gesetzlichen Verpflichtung stellen wir für MitarbeiterInnen und Externe ein Hinweisgeber-Meldesystem zur Verfügung. Über diesen geschützten Kanal können Sie Informationen über Verstöße im Sinne des HinSchG melden.

Ihre Hinweise sind für uns von großer Bedeutung, um Missstände im Unternehmen aufzudecken und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, damit wir gemeinsam eine vertrauensvolle Arbeitsumgebung schaffen. Alle eingehenden Hinweise sind anonym und werden absolut vertraulich behandelt. Es gibt absolut keine Nachteile für Sie als Hinweisgeber.

Was kann gemeldet werden?

Prinzipiell ist es möglich, jegliche Verstöße gegen den Verhaltenskodex, andere Richtlinien sowie alle sonstigen Verstöße gegen Gesetze und Verordnungen über das Hinweisgebersystem zu melden. Das können z.B. sein:

• Unangemessenes Verhalten in Bezug auf unseren Verhaltenskodex (Code of Conduct)
• Diebstahl, Erpressung, Korruption
• Umweltschutz
• Geltende Rechte und Gesetze

Hinweise, die nicht im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit bei Schulz & Sohn stehen, werden nicht bearbeitet. Das Hinweisgebersystem darf nicht dazu genutzt werden, um wissentlich Falschmeldungen abzugeben. Diese sind unzulässig und strafbar.

Worauf muss ich bei einer Meldung achten?

Wenn Sie eine Meldung abgeben, sollte diese so detailliert wie möglich sein. Bitte machen Sie Angaben zu:

• Was haben Sie beobachtet/wahrgenommen?
• Welche Personen waren beteiligt?
• Wann und wo geschah der Vorfall?
• Wenn Sie den Vorfall nicht persönlich mitbekommen haben: Wie haben Sie von dem Vorfall erfahren?

Wie kann ein Hinweis abgegeben werden?

Sie haben die Möglichkeit, eine Meldung über unseren Meldekanal abzugeben.

Das Hinweisgebersystem stellt sicher, dass der Datenschutz und die Anonymität lückenlos gewährleistet sind. Eine technische Rückverfolgung von Hinweisen ist nicht möglich. Das System ist von jedem internetfähigen Gerät rund um die Uhr zugänglich. Auch telefonisch können Sie hier einen Hinweis abgeben.

Der Link zum System lautet: Whistle Report (whistle-report.com)

Weiterhin besteht die Möglichkeit persönlichen Kontakt mit der Meldestelle unter der E-Mail-Adresse compliance@schulzchemie.com aufzunehmen.

Wie läuft das Verfahren ab?

Zunächst erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung auf Ihre Meldung. Die Meldestelle prüft in einer ersten Einschätzung zunächst, ob der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des Hinweisschutzgesetztes fällt. Liegt ein Verstoß vor, so wird eine Untersuchung eingeleitet, die die Stichhaltigkeit der Meldung weiter überprüft. Die Ergebnisse dieser Untersuchung werden ausgewertet und geeignete Maßnahmen ergriffen.

Sollten weitere Informationen benötigten werden, wird die Meldestelle mit Ihnen Kontakt aufnehmen, sofern Sie über das Hinweisgeberportal Ihre Meldung abgegeben haben oder sofern Sie sich nicht anonym an uns auf einem anderen Weg gewandt haben.

Innerhalb von drei Monaten gibt die Meldestelle dem Hinweisgeber eine Rückmeldung über geplante sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Die vom Vorwurf betroffene Person wird über den Verdacht – so früh wie möglich – informiert und erhält Gelegenheit zur Stellungnahme. Solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, gilt die Unschuldsvermutung, daher werden alle Informationen fair und vertraulich behandelt und alle Tatsachen berücksichtigt.

Datenschutz und Fristen der Aufbewahrung

Sofern Sie Ihre Meldung nicht anonym abgeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Aufgaben der Meldestelle unter Einhaltung geltender Gesetze zur Datenschutz­grundverordnung sowie des Hinweisgeber­schutzgesetzes.

Ihre Daten werden in der Regel bis zum Abschluss der Folgemaßnahmen aufbewahrt. Außerdem werden die Daten in der Regel einer Meldung zwei Monate nach rechtskräftigem Abschluss des Verfahrens gelöscht, es sei denn, die Einleitung weiterer rechtlicher Schritte erfordert die weitere Aufbewahrung (z.B. Einleitung eines Straf- oder Disziplinarverfahrens). Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Meldungen werden von uns unverzüglich gelöscht, wenn wir sie für offensichtlich gegenstandslos halten.

Hier stellen wir Information zum Hinweisgebersystem als PDF zum Download bereit.

Wir bedanken uns dafür, dass Sie Verantwortung übernehmen, denn nur mit Ihnen gemeinsam können wir sicherstellen, dass wir langfristig erfolgreich sein können. Helfen Sie uns dabei!

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